di Paolo Castellani, funzionario storico dell’arte U.O. Coordinamento SUE Servizio IV DG-ABAP; Serena Di Giovanni, funzionario storico dell’arte Soprintendenza Speciale ABAP di Roma

“Il Sistema Informativo degli Uffici Esportazione”

Il Sistema informativo degli Uffici Esportazione (SUE) è il portale che gestisce on-line le procedure di esportazione e importazione di beni culturali.

Nato da una proposta della Scuola Normale, dell’Università e della Soprintendenza di Pisa, il progetto SUE aveva originariamente il fine di ottimizzare i tempi imposti dalla normativa per gli adempimenti procedurali presso gli Uffici Esportazione dell’allora MiBAC. Il vecchio sistema è stato licenziato nel 2011 con i seguenti obiettivi: realizzare una base dati in grado di memorizzare i dati relativi ai procedimenti svolti dagli Uffici Esportazione; acquisire e mantenere la documentazione relativa e consentire la visibilità dello stato dei procedimenti; gestire lo scambio di informazioni e il flusso documentale tra gli UE distribuiti sul territorio nazionale, la Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio e i soggetti esterni, quali il Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale e l’Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione; permettere la consultazione on-line di tutti i procedimenti conclusi o in corso; garantire una comunicazione diretta, accessibile e trasparente a tutti i suoi interlocutori: funzionari delle amministrazioni (centrale e periferiche) e degli uffici esportazione, TPC, esportatori e utenti vari.

Il progetto di reingegnerizzazione del sistema informativo è stato avviato a partire dal 2019, nell’ambito del contratto di appalto per la ripetizione di servizi analoghi ex art. 63, comma 5, del d.lgs. n. 50/2016 s.m.i., avente per oggetto “Servizi di conduzione sviluppo e integrazione del sistema informatico Mibact”, stipulato in data 31.5.2019 tra la Direzione generale organizzazione e Intersistemi Italia Spa. Il progetto di ripetizione di servizi analoghi afferente al sopracitato contratto comprendeva, al punto 8.2, il piano di lavoro relativo alle attività di reingegnerizzazione del sistema informativo per gli Uffici Esportazione SUE.  Nelle more dell’entrata in funzione della nuova piattaforma, la Direzione Generale ABAP ha deciso di attivare gradualmente il passaggio al nuovo applicativo per agevolare e coadiuvare gli uffici esportazione durante le fasi di dismissione del vecchio sistema in favore della messa a regime del nuovo. Dopo una fase di collaudo e sperimentazione delle nuove funzionalità del sistema da parte degli uffici, il 15 marzo 2023 è stata attivata la registrazione sul nuovo portale. Dal 15 giugno dello stesso anno sono stati quindi attivati i procedimenti per richiedere l’Attestato di libera circolazione (ALC) e la Licenza di esportazione definitiva (LED). Contestualmente sono state bloccate per gli utenti queste funzioni sul vecchio SUE, sul quale è stato comunque possibile proseguire l’iter amministrativo dei procedimenti ALC e LED già avviati, fino alla conclusione degli stessi.

La vecchia piattaforma lavorava unicamente su browser Internet Explorer con il precedente e ormai obsoleto software di archiviazione e protocollazione del Ministero, denominato Espi. Vi era dunque la necessità di adeguare tecnologicamente la piattaforma al nuovo sistema di protocollazione Giada e renderla complessivamente uno strumento più agile per gli utenti coinvolti nei procedimenti di tutela.

Era altresì fondamentale adeguare la piattaforma alle più recenti modifiche normative. In particolare con la Legge n. 124 del 4 agosto 2017 (Legge annuale per il mercato e la concorrenza) erano state introdotte importanti modifiche al Codice dei Beni Culturali e del paesaggio in materia di Circolazione Internazionale, che sono state recepite con il D.M. n. 246 del 17 maggio 2018 ai sensi del quale:

• è stato innalzato il limite ordinario di vetustà di un bene per la sottoposizione a tutela da 50 a 70 anni
• sono state introdotte le soglie economiche (distinguendo tra ALC per i beni di autore non più vivente con valore dichiarato oltre 13.500 euro e più di 70 anni e Dichiarazione Valore (DVAL) per i beni sotto i 13.500 euro e con più di 70 anni)
• sono state quindi introdotte le dichiarazioni D50 per i beni che hanno meno di 70 anni, ma più di 50; le autocertificazioni AAC per i beni con meni di 50 anni o che sono opera di autore vivente
• è stata riconosciuta una nuova graduazione di “interesse culturale eccezionale” per l’integrità e la completezza del patrimonio culturale nazionale per i beni che hanno almeno 50 anni, ai sensi dell’art. 10 comma 3, lettera d-bis del codice (presentati pertanto tramite D50)
• inoltre è stata innalzata la durata dell’ALC a 5 anni, mentre le autodichiarazioni al momento mantengono una durata di 6 mesi.

L’adeguamento ha dunque condotto a ripensare i flussi procedimentali e ha costituito l’occasione per effettuare dei miglioramenti funzionali e applicativi.

Sotto il profilo tecnico, era necessario stabilire una interazione con l’utente più immediata ed intuitiva, mediante l’uso di una tecnologia Responsive. Occorreva garantire l’accesso a tutte le funzioni dell’applicazione via rete pubblica per tutti gli utenti, compresi gli addetti e i Carabinieri. Era necessario inoltre potenziare la sicurezza, attraverso la rimozione dei componenti legacy come Active-X, applet e plug-in che costituivano potenziali problemi di vulnerabilità al sistema. Infine, il nuovo SUE doveva essere compatibile con tutti i browser e garantire la fruizione su più dispositivi (PC, Mac, Smartphone, Tablet, Set-Top Boxes e dispositivi intelligenti).

Sono stati previsti, inoltre, nuovi servizi di interoperabilità con altri sistemi del Ministero, quali per esempio GIADA – Gestione Informatizzata Archiviazione Digitale Accessibile, per la protocollazione dei documenti, invio al sistema documentale dei file procedimentali e dei metadati associati.

Essendo il progetto di implementazione della piattaforma ancora in corso d’opera, la sfida più importante è stata ed è a tutt’oggi quella di ridefinire un “flusso di lavoro” semplice, efficace e in linea con la normativa vigente in materia di circolazione. Partendo dal vecchio sistema si è reso necessario predisporre (per i nuovi iter amministrativi) e affinare (per quelli già previsti dalla vecchia piattaforma) una sequenza definita di “passaggi” da un operatore all’altro che fossero in grado di tradurre in maniera chiara ed efficace i diversi e complessi passi dei vari procedimenti amministrativi un tempo gestititi al di fuori della piattaforma, e regolamentati dal Codice dei beni culturali e dalle relative circolari del Ministero. La definizione e la revisione di questi passaggi si è resa complessa anche in ragione dei numerosi attori che sono coinvolti in materia di circolazione internazionale ed esportazione: per il Ministero, tutti gli operatori dell’Ufficio esportazione incardinato nella Soprintendenza territoriale di riferimento e gli operatori della Direzione Generale Abap, Servizio IV, nonché il Comando Carabinieri TPC, che effettua un controllo sulla provenienza dei beni e una verifica nella loro banca dati dei beni illecitamente sottratti; al di fuori del Ministero l’utente, ossia il privato cittadino, che decide di esportare all’estero temporaneamente o definitivamente un manufatto/oggetto in suo possesso (un artista contemporaneo che intenda vendere la propria opera all’estero, il trasportatore per conto di un Museo nel caso di una mostra temporanea, un antiquario, un operatore di una casa d’aste, e via discorrendo). Tale flusso prevede inoltre il coinvolgimento degli esperti incaricati di prendere visione dei beni e di valutarne l’importanza ai fini di un provvedimento di tutela quale può essere il vincolo e/o anche in previsione dell’acquisto coattivo all’esportazione del bene. Si tratta dei funzionari tecnici (storici dell’arte, archeologi) che compongono la commissione dell’Ufficio Esportazione e i funzionari della Commissione consultiva presso il Servizio IV, che opera un secondo controllo a seguito del parere già espresso dalla prima Commissione. Tutti questi complessi passaggi sono gestiti nella piattaforma dal motore di workflow incorporato, che coordina le attività degli attori di tutti i numerosi procedimenti gestiti.

Gli utenti accedono alle funzionalità in base al ruolo che rivestono nei procedimenti e alla struttura organizzativa per la quale operano. I ruoli predefiniti sono: Esportatore, Addetto UE, Addetto DG-ABAP, Carabiniere, Utente pubblico. I procedimenti e gli iter gestiti dal SUE sono i seguenti: Attestato di libera circolazione (ALC); Attestato di circolazione temporanea (ACT); Autocertificazione di arte contemporanea (AAC); Certificato Avvenuta Importazione (CAI); Certificato Avvenuta Spedizione (CAS); Dichiarazione 50/70 (D50); Dichiarazione con soglia di valore (DVAL); Rinnovo/scarico CAS/CAI; Licenza di esportazione temporanea (LET); Licenza di esportazione definitiva (LED). Alcuni degli iter sopra elencati, come quelli relativi alla circolazione temporanea per mostre ed eventi, sono stati introdotti nella nuova piattaforma solo di recente. Solo a titolo esemplificativo, nell’anno corrente fino a questo momento il SUE ha gestito ben 1708 procedimenti relativi agli attestati di libera circolazione; i numeri delle DVAL, D50 e delle autocertificazioni in media sono di molto superiori e si attestano intorno alle 35.000 pratiche l’anno (in tutta Italia).

Superata la fase di collaudo e una volta entrati in produzione, tutti i procedimenti sono stati oggetto di un costante monitoraggio da parte della DG ABAP, Servizio IV, che ha lavorato insieme con i Direttori e gli operatori degli Uffici di Esportazione maggiormente coinvolti per mole di lavoro, al fine di un miglioramento della piattaforma e del superamento delle criticità emerse. Gli uffici coinvolti sono stati quelli afferenti alla Soprintendenza Speciale Archeologia Belle Arti e Paesaggio di Roma, alla Soprintendenza Archeologia, Belle arti e Paesaggio per la città metropolitana di Milano, alla Soprintendenza ABAP per il Comune di Venezia e Laguna e alla Soprintendenza ABAP Napoli. Grazie al costante confronto tra gli uffici centrali e periferici sulle problematiche emerse, rilevate anche raccogliendo le istanze degli utenti esterni, il Servizio IV ha operato e sta operando verso l’implementazione del sistema e il miglioramento di alcuni aspetti. In particolare, negli ultimi mesi, si sta lavorando per una semplificazione degli iter che non richiedono veri e propri procedimenti amministrativi ma che comunque devono essere regolamentati all’interno della piattaforma con un flusso preciso, al fine di aiutare l’utente e gli operatori degli uffici a ridurre i tempi di analisi delle richieste e del rilascio delle attestazioni. Si è lavorato, in particolare, alla definizione della modulistica e del flusso operativo per l’Autocertificazione di arte contemporanea – AAC semplificata relativa a beni di età inferiore ai 12 mesi e per le autocertificazioni e dichiarazioni (ACT/AAC/D50/DVAL) semplificate per l’uscita temporanea in occasione di manifestazioni, mostre ed eventi.